Die Wirtschaftsstruktur ist stark durch den Mittelstand geprägt. Kleine und mittlere Unternehmen spüren die steigende Veränderungsgeschwindigkeit der Märkte vergleichsweise schnell und stark. Um schnell und adäquat reagieren bzw. proaktiv handeln zu können, bedarf es einer hohen Innovationsfähigkeit. Voraussetzung von Innovationsfähigkeit ist die Ressource Wissen bzw. das intellektuelle Kapital und deren Steuerung durch ein Managementinstrumentarium. Das Wirtschaftsministerium Rheinland-Pfalz hat deshalb die Initiative des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie aufgegriffen, um den insbesondere kleinen und mittelständischen Unternehmen das Instrument der Wissensbilanzierung frühzeitig bekannt und vertraut zu machen.

Eine Wissensbilanz weist in strukturierter Form das Vermögen eines Unternehmens aus, das nicht direkt greifbar, aber entscheidend für den wirtschaftlichen Erfolg in der Zukunft ist, das so genannte intellektuelle Kapital. Das intellektuelle Kapital wird unterschieden und aufgeteilt in die Bestimmungsfaktoren

· Humankapital (Mitarbeiter-Kompetenzen, Mitarbeiter-Motivation, Mitarbeiter-Verhalten, etc.),
· Strukturkapital (geistiges Eigentum, Organisationskultur, Prozessorganisation, Informationstechnologie, etc.) sowie
· Beziehungskapital (Kundenbeziehungen, Lieferantenbeziehungen, Beziehungen zur Öffentlichkeit, etc.).
In einer Wissensbilanz werden das Humankapital, das Strukturkapital und das Beziehungskapital systematisch ausgewiesen. Auf den ersten Blick mag das Verfahren aufwändig und kompliziert erscheinen. Bei näherem Hinsehen wird jedoch deutlich, dass die Erstellung einer Wissensbilanz zwar Zeit kostet, das Verfahren selbst aber sehr einfach ist. Der hohe Nutzen daraus rechtfertigt die eingesetzten Mittel. Das bestätigen alle KMU, die bislang ihr intellektuelles Kapital im Unternehmen genauer zu betrachten.

Die Erstellung einer Wissensbilanz gliedert sich in acht Schritten:

Die Projektplanung und –vorbereitung bezieht sich auf die Projektleitung, die Zusammenstellung des Projektteams, die Zeit- und Terminplanung, die Workshop-Vorbereitung sowie die Berücksichtigung von Besonderheiten.

Schritt 1: Die Beschreibung der Ausgangslage und des Geschäftsmodells

Die Beschreibung der Ausgangslage und des Geschäftsmodells umfasst die Identifizierung des Bilanzierungsbereichs, die Analyse des Geschäftsumfeldes, die sowie die Darstellung der Vision, der Strategie und der Geschäftsprozesse. Vision, Strategien und Geschäftsprozesse liefern den Rahmen für die Ermittlung des heute und zukünftig notwendigen Wissens: den WissenszieleWissensziele zeigen auf, welchen Beitrag die Ressource ‚Intellektuelles Kapital’ zum Unternehmenserfolg leisten soll und welches Wissen langfristig für das Unternehmen wichtig ist. Dadurch können wichtige Prozesse, Strukturen und Managementsysteme frühzeitig darauf ausgerichtet werden. Die Wissensziele ergänzen somit die Unternehmensziele und stellen eine bewusste Vervollständigung herkömmlicher Planungsaktivitäten dar.

Schritt 2: Die Ermittlung der Einflussfaktoren

Einflussfaktoren haben bei Veränderung Auswirkungen auf den Geschäftserfolg und die Zielerreichung. Sie können sich auf materielle Sachverhalte (z.B. Maschinen, Anlagen), finanzielle Aspekte (z.B. Fremd- und Eigenkapitalzuflüsse) sowie auf immaterielle Faktoren (z.B. Mitarbeiterkompetenzen, Unternehmenskultur) beziehen. Im Zusammenhang mit Wissensbilanzen werden vor allem Einflussfaktoren des intellektuellen Kapitals betrachtet. Dementsprechend werden sie den Kategorien Humankapital, Strukturkapital und Beziehungskapital zugeordnet. Beispiele für Einflussfaktoren des Humankapitals sind Mitarbeiterqualifizierung, Innovationsfähigkeit, Flexibilität, Mitarbeitererfahrung, Mitarbeiterzufriedenheit. Beispiele für Einflussfaktoren des Strukturkapitals sind Produkt- und Prozessinnovation, Managementprozesse, Qualitätsmanagement, Organisation. Beispiele für Einflussfaktoren des Beziehungskapitals sind die Beziehungen zu Kunden, Lieferanten, Eignern, Investoren etc.

Schritt 3: Die Systematisierung der Einflussfaktoren des intellektuellen Kapitals

Die Analyse der Einflussfaktoren kann anhand von drei Leitfragen durchgeführt werden:

· Ist die Qualität des Einflussfaktors ausreichend, um die Ziele zu erreichen? (Wie gut tun wir das und machen wir das Richtige?)
· Ist die Quantität (Menge) des Einflussfaktors ausreichend, um die Ziele zu erreichen? (Haben wir genug davon, um unsere Ziele zu erreichen?)
· Mit welcher Systematik wird der Einflussfaktor bereits entwickelt? Gibt es definierte, regelmäßige Maßnahmen und Routinen, um den Faktor zu pflegen und zu verbessern? (Tun wir das, was wir tun, systematisch?)
Diese Fragen ermöglichen, sich schnell einen Überblick über die Ist-Situation des Unternehmens und seine Schwachstellen zu verschaffen.

Schritt 4: Definition der Indikatoren zur Messung von Veränderungen

Um die Einflussfaktoren handhabbar und messbar zu machen, bedarf es Indikatoren. Dabei gilt es die gewählten Indikatoren mit Zielwerten zu belegen und über den Berichtszeitraum zu beobachten und einzuschätzen. Es gibt eine Vielzahl von Indikatoren, die den Kategorien Humankapital, Strukturkapital und Beziehungskapital zugeordnet werden können. Es kommt es jedoch weniger darauf an, viele Indikatoren einzusetzen. Oft ist weniger mehr. Stattdessen ist es wichtig, die richtigen, passgenauen Indikatoren zu finden.

Schritt 5: Erarbeitung der Wechselwirkungen des intellektuellen Kapitals

Zwischen den ermittelten Einflussfaktoren gibt es zahlreiche Wechselwirkungen. In der Regel sind sie nicht unabhängig voneinander, sondern beeinflussen sich gegenseitig. Diese Zusammenhänge sind meistens sehr komplex und auf den ersten Blick wenig durchschaubar. Zur Steuerung des immateriellen Kapitals sind deshalb Informationen über Wechselwirkungen notwendig. Nur so kann sichergestellt werden, dass die knappen Ressourcen an den richtigen Stellen, zur richtigen Zeit in adäquater Qualität und Quantität zum Einsatz kommen. Oder anders ausgedrückt: Nur wenn die Wechselwirkungen der Einflussfaktoren untereinander bekannt sind, kann an den richtigen Stellschrauben gedreht werden, um die Erreichung der Wissensziele zu gewährleisten. Um die Wechselwirkungen der identifizierten Einflussfaktoren zu analysieren und transparent zu machen, kann die Sensitivitätsanalyse von Frederick Vester herangezogen werden. Dabei werden alle Einflussfaktoren in einer Matrix erfasst. Sie werden sowohl als Zeilen- wie als Spaltenbezeichnung eingetragen und in Beziehung zueinander gesetzt.

Schritt 6: Festlegung des Entwicklungspotenzials, Potenzial-Portfolio und Wirkung auf den Geschäftserfolg

Die vorgenommenen Gewichtungen werden in einem nächsten Schritt in ein Wirkungsnetz übertragen. Wenn sich ein Wirkungskreis schließt, entsteht ein so genannter Generator. Ein Generator besteht aus zwei oder mehr Einflussfaktoren, die sich gegenseitig verstärken. Die Offenlegung der Wirkungszusammenhänge verdeutlicht die Bedeutung des intellektuellen Kapitals. Sie zeigt indirekt aber auch, warum viele Versuche, das intellektuelle Kapital zu steuern, fehlschlagen. Zum einen wird die Komplexität sichtbar. Zum anderen mangelt es nicht selten an der erforderlichen Ausdauer und Nachhaltigkeit in der Implementierung. Erfolge können häufig erst mittel- bis langfristig realisiert werden. Dies muss die Strategie berücksichtigen.

Schritt 7: Festlegung von Maßnahmen und Definition von Sollgrößen

Alle vorangestellten Analysen dienen dazu, geeignete praktische Maßnahmen für das Unternehmen abzuleiten. Das Zusammenspiel der Stärken- und Schwächenanalyse mithilfe der Bewertungstabelle, das QQS-Portfolio, der Papiercomputer und letztlich das Wirkungsnetz ermöglichen es, einen zukunftsgerichteten Aktivitätenplan zu erstellen. Sind die maßgeblichen Einflussfaktoren sowie deren Abhängigkeiten und Wechselwirkungen bekannt, beginnt die praktische Umsetzung im Sinne der Planung der notwendigen Aktivitäten im Unternehmen. Zielsetzung ist es, die Wissensziele zu erreichen und die Verbindung zum definierten Geschäftserfolg sicherzustellen. Auch die möglichen Auswirkungen der Maßnahmen sollten berücksichtigt werden. Darüber hinaus sind die Messgrößen für das Maßnahmencontrolling festzulegen, ebenso wie der Zeitplan und das Investitionsbudget.

Schritt 8: Zusammenstellung des Dokuments „Wissensbilanz“

Die Wissensbilanz kann als Instrument zur systematischen Strategie- und Organisationsentwicklung eingesetzt werden. Sie ermöglicht eine gezielte interne Steuerung des intellektuellen Kapitals. Wird die Wissensbilanz als Instrument zur internen Steuerung verwendet, weist sie in der Regel einen hohen Detaillierungsgrad auf. Die geschützten personengebundenen Daten bilden die Grenze. Wissensbilanzen als internes Steuerungsinstrument enthalten Informationen über die Unternehmensentwicklung, über Stärken und Schwächen, über Chancen und Risiken sowie Erfolg und Misserfolg der Wissensentwicklung. Zudem geben sie Orientierung, wie Wissen und Abläufe zur Erstellung der Unternehmensleistungen optimal integriert werden können. Die Daten in den intern verwendeten Wissensbilanzen sind meist in Form von Berichten, Präsentationen und Broschüren aufbereitet. Wichtige Indikatoren, Geschichten und Bilder reichen meist für die strukturierte Diskussion.

Die externe Kommunikation von Wissensbilanzen unterstützt die Darstellung des Unternehmens nach außen. Gegenüber Kunden, Lieferanten, Banken und anderen Stakeholdern lässt sich damit signalisieren, wie hoch das intellektuelle Kapital im Unternehmen gewertschätzt wird. Das ist vor allem bei der Akquirierung von Finanzmitteln von Bedeutung. Da in klassischen Bewertungsverfahren bisher überwiegend materielle Vermögenswerte betrachtet werden, entwickelt sich mehr und mehr eine Dilemma-Situation. Mit zunehmender Wissensintensität der Wertschöpfungsprozesse spielen immaterielle Vermögenswerte eine Rolle. Die Informationen, die für eine Investitionsentscheidung benötigt werden, liegen somit nicht vor und rein materielle Werte, wie sie in Bilanzrechnungen ausgewiesen werden, sagen nicht genug über die Ertrags- und Innovationskraft eines Unternehmens aus. Dem Unternehmer bleibt nur das Werben für seine Idee. Diese Problematik wird zusätzlich durch die neue Kreditvergaberichtlinie BASEL II verschärft. Wissensbilanzen können hier Abhilfe schaffen. Sie bieten die Möglichkeit, erfolgskritisches Wissen und erfolgskritische Kompetenzen sowie das Innovationspotenzial des Unternehmens strukturiert darzustellen. Wenn das Unternehmen sein intellektuelles Kapital auf dem Finanzmarkt transparent macht, werden Kreditaufnahmen erleichtert und Finanzierungskosten gesenkt. Zudem haben Banken und Anleger eine bessere Entscheidungsgrundlage für betriebliche Investitionen.

Download: Leitfaden zur Erstellung einer Wissensbilanz

Download: Audit zum Wissensmanagement

Download: Wissensbilanz - Vortrag beim 4. Branchenforum am 24.01.07